نظام التحكم في الأبواب للموظفين: كيف يعمل وكيف تختاره؟
في الشركات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين أو أكثر من قسم، الاعتماد على مفتاح تقليدي لكل باب قد يجعل إدارة الدخول أكثر تعقيدًا.
من يستطيع دخول غرفة الإدارة؟ من لديه صلاحية دخول المستودع؟ ماذا يحدث عندما يغادر موظف الشركة؟ وهل يمكن السماح لموظف باستخدام باب معين خلال ساعات العمل فقط؟
هنا يأتي دور نظام التحكم في الأبواب للموظفين أو Access Control.
فبدل أن يكون الوصول إلى الباب مرتبطًا بمفتاح فقط، يمكن ربط الدخول بهوية الموظف وصلاحياته باستخدام البصمة أو البطاقة أو الرقم السري أو التعرف على الوجه، حسب الأجهزة والنظام المستخدم.
في هذا الدليل نوضح كيف يعمل نظام دخول الموظفين، وما مكوناته، وكيف تختار النظام المناسب لشركتك.
ما هو نظام التحكم في الأبواب للموظفين؟
هو نظام إلكتروني يستخدم لإدارة من يسمح له بالدخول إلى باب أو منطقة محددة داخل المنشأة.
يتم تسجيل الموظف في النظام ومنحه وسيلة تحقق وصلاحيات مناسبة.
قد تكون وسيلة التحقق:
- بصمة الإصبع.
- بطاقة دخول.
- التعرف على الوجه.
- رقم سري.
- أو أكثر من وسيلة حسب النظام.
عندما يحاول الموظف الدخول، يتحقق النظام من هويته ثم يراجع الصلاحية المرتبطة به.
إذا كانت الصلاحية تسمح بالدخول، يتم إرسال أمر لفتح القفل.
أما إذا لم تكن لديه صلاحية، فيظل الباب مؤمّنًا.
كيف يعمل نظام دخول الموظفين؟
يمكن تبسيط العملية كالتالي:
الموظف يقدم وسيلة التحقق ← الجهاز يتعرف عليه ← النظام يراجع صلاحياته ← يسمح أو يرفض الدخول ← يتم تسجيل الحدث حسب إمكانيات النظام.
مثلًا، يمكن أن يكون لدى موظف الحسابات صلاحية لدخول المكتب الرئيسي وغرفة الحسابات.
بينما موظف آخر يستطيع دخول المكتب الرئيسي فقط.
الفكرة الأساسية هنا أن النظام لا يسأل فقط:
من هذا الشخص؟
بل أيضًا:
هل هذا الشخص مسموح له بدخول هذا الباب الآن؟
ما الفرق بين Access Control والمفتاح التقليدي؟
المفتاح التقليدي يمنح القدرة على فتح الباب لمن يحمله.
لكن المفتاح نفسه لا يعرف هوية الشخص ولا الوقت الذي استخدم فيه.
أما نظام Access Control فيمكنه، حسب النظام المستخدم، ربط الدخول بمستخدم معين وإدارة صلاحياته إلكترونيًا.
فإذا ترك موظف الشركة، يمكن تعطيل صلاحية حسابه أو البطاقة الخاصة به بدل الاعتماد فقط على استعادة المفتاح.
كما يمكن تغيير صلاحيات الموظف إذا انتقل من قسم إلى آخر.
وهذه المرونة تصبح أكثر أهمية كلما زاد عدد الموظفين والأبواب.
ما مكونات نظام التحكم في الأبواب؟
النظام لا يتكون من جهاز بصمة فقط.
قد تشمل المنظومة عدة مكونات حسب تصميم المشروع.
جهاز أو قارئ الدخول
وهو الجزء الذي يستخدمه الموظف عند الباب.
قد يكون قارئ بطاقة، أو جهاز بصمة، أو جهاز تعرف على الوجه، أو جهازًا يدعم أكثر من وسيلة تحقق.
ومن الخيارات المتوفرة جهاز Access Control ZKTeco TF1700، والذي يدعم عدة وسائل للتحقق وفق مواصفات المنتج.
القفل
بعد التأكد من صلاحية الموظف، يحتاج النظام إلى وسيلة فعلية لتأمين وتحرير الباب.
قد يكون ذلك باستخدام قفل مغناطيسي أو نوع آخر من الأقفال الكهربائية حسب الباب وتصميم المشروع.
ومن الخيارات المتوفرة قفل مغناطيسي بقوة 180 كجم، كما يتوفر قفل مغناطيسي بقوة 280 كجم.
ولا يتم اختيار القفل بناءً على قوة الإمساك فقط، بل حسب نوع الباب والإطار وطريقة الخروج ومتطلبات النظام.
وحدة التحكم
في بعض الأنظمة توجد Access Controller منفصلة مسؤولة عن إدارة القارئات والأبواب وقرارات الدخول.
وفي أنظمة أخرى قد تكون بعض وظائف التحكم مدمجة داخل الجهاز نفسه.
لذلك تختلف بنية النظام من مشروع إلى آخر.
مصدر الطاقة
أجهزة الدخول والأقفال تحتاج إلى تغذية كهربائية مناسبة.
ويجب التأكد من الجهد والتيار المطلوبين لكل مكون، وليس توصيل أي محول متوفر بالموقع.
زر الخروج
قد يستخدم زر خروج من داخل الموقع للسماح بفتح الباب عند المغادرة.
وفي مشاريع أخرى قد تستخدم وسائل مختلفة للخروج حسب تصميم الباب ومتطلبات السلامة.
برنامج الإدارة
في الأنظمة الأكبر، يمثل البرنامج جزءًا مهمًا من المنظومة.
فمن خلاله يمكن إدارة الموظفين والأبواب والصلاحيات والجداول وسجلات الأحداث وفق إمكانيات النظام المستخدم.
كيف يدخل الموظف بالبصمة؟
يتم تسجيل بصمة الموظف وربطها بحسابه داخل النظام.
عندما يضع إصبعه على الجهاز، تتم عملية التحقق.
إذا تم التعرف عليه وكانت لديه صلاحية دخول هذا الباب، يسمح النظام بفتح القفل.
الميزة هنا أن وسيلة التحقق مرتبطة بالموظف نفسه ولا يحتاج إلى حمل بطاقة.
لكن ملاءمة بصمة الإصبع تعتمد أيضًا على طبيعة العمل وبيئة الاستخدام.
كيف يدخل الموظف بالبطاقة؟
يتم إصدار بطاقة متوافقة مع النظام وربطها بحساب الموظف.
عند تمرير البطاقة أمام القارئ، يتحقق النظام من بياناتها والصلاحية المرتبطة بها.
إذا كانت البطاقة فعالة ومسموحًا لها باستخدام الباب، يتم فتحه.
ومن مميزات هذه الطريقة سهولة إصدار وإلغاء Credentials في الأنظمة التي توفر إدارة مركزية مناسبة.
لكن يجب وجود سياسة واضحة للتعامل مع البطاقات المفقودة أو التي لم يعد أصحابها يعملون في الشركة.
وللمقارنة التفصيلية يمكنك الرجوع إلى مقال فتح الباب بالبصمة أم البطاقة؟
هل يمكن فتح الباب بالوجه؟
نعم، توجد أجهزة Access Control تعتمد على التعرف على الوجه.
يقف الموظف أمام الجهاز، وعند التعرف عليه تتم مراجعة صلاحياته قبل السماح بالدخول.
وقد تكون هذه الطريقة مناسبة لبعض المنشآت التي تريد تجربة تحقق بدون لمس.
لكن يجب مراجعة مواصفات الجهاز وبيئة التركيب وسعة المستخدمين وطريقة إدارة البيانات قبل الاختيار.
هل يمكن استخدام أكثر من طريقة للدخول؟
نعم، حسب الجهاز والنظام.
قد يدعم جهاز واحد البصمة والبطاقة والرقم السري، أو الوجه إلى جانب وسائل أخرى.
وجود أكثر من وسيلة يعطي مرونة أكبر.
لكن هذا لا يعني بالضرورة أن الموظف سيحتاج إلى استخدام جميع الوسائل في كل مرة.
طريقة التحقق الفعلية تعتمد على إعدادات وسياسة النظام.
هل يمكن تحديد باب معين لكل موظف؟
هذه من أهم فوائد أنظمة Access Control.
في النظام الذي يدعم إدارة الصلاحيات يمكن تحديد أي الأبواب يستطيع كل مستخدم الوصول إليها.
مثلًا:
موظفو الاستقبال يمكنهم استخدام المدخل الرئيسي.
موظفو المستودع يحصلون على صلاحية المستودع.
الإدارة تحصل على صلاحية مكاتب محددة.
وفريق تقنية المعلومات قد يحصل على صلاحية غرفة الأجهزة إذا كانت سياسة الشركة تسمح بذلك.
بهذا لا يحتاج جميع الموظفين إلى امتلاك صلاحية جميع الأبواب.
هل يمكن تحديد وقت معين للدخول؟
في الأنظمة التي تدعم الجداول الزمنية يمكن ربط صلاحية الدخول بأوقات محددة.
فمثلًا يمكن السماح لمجموعة من الموظفين بالدخول خلال ساعات عملهم، بينما تمتلك مجموعة أخرى جدولًا مختلفًا.
هذا يفيد المنشآت التي تعمل بنظام الورديات أو لديها مناطق لا يجب الوصول إليها خارج أوقات معينة.
لكن إمكانيات الجداول تختلف حسب النظام والبرنامج المستخدم.
ماذا يحدث عندما يترك الموظف الشركة؟
بدل تغيير القفل أو جمع نسخ المفاتيح من جميع الأشخاص، يمكن في نظام Access Control المدار بصورة صحيحة تعطيل صلاحية المستخدم.
إذا كان الموظف يستخدم بطاقة، يتم إلغاء Credential المرتبط به.
وإذا كان يستخدم بصمة أو وجهًا، يتم تعطيل المستخدم أو صلاحياته وفق النظام.
ولهذا من المهم أن يكون لدى الشركة إجراء واضح لإضافة الموظفين وتعديل صلاحياتهم وإلغائها عند انتهاء العمل.
هل يمكن معرفة من فتح الباب؟
تستطيع الأنظمة التي تدعم تسجيل الأحداث الاحتفاظ بسجلات لعمليات الدخول.
وقد تشمل البيانات، حسب النظام:
اسم أو معرف المستخدم.
الباب.
وقت العملية.
ونتيجة محاولة الدخول.
هذه السجلات تساعد الإدارة عند الحاجة إلى مراجعة أحداث الوصول.
لكن نوع البيانات وفترة الاحتفاظ بها وطريقة استخراجها تختلف من نظام إلى آخر.
هل يمكن إدارة عدة أبواب؟
نعم.
توجد حلول لباب واحد، كما توجد أنظمة مصممة لإدارة عدة أبواب داخل مبنى أو منشأة.
كلما زاد عدد الأبواب، أصبح التخطيط المسبق أكثر أهمية.
يجب تحديد:
عدد الأبواب.
عدد الموظفين.
مواقع القارئات.
أنواع الأقفال.
مجموعات الصلاحيات.
البنية الشبكية.
وطريقة الإدارة.
اختيار أجهزة منفصلة دون خطة قد يجعل الإدارة أكثر صعوبة عند التوسع.
هل يمكن إدارة أكثر من فرع؟
يمكن ذلك عند استخدام نظام ومنصة يدعمان الإدارة متعددة المواقع.
لكن إذا كانت الشركة تخطط للتوسع إلى عدة فروع، فمن الأفضل وضع هذا الشرط قبل شراء الأجهزة.
قد تحتاج إلى إدارة المستخدمين والأجهزة والأبواب من مكان مركزي بدل إدارة قاعدة منفصلة في كل موقع.
وهذا يقلل تكرار العمل ويسهل إدارة صلاحيات الموظفين الذين ينتقلون بين الفروع.
ما الفرق بين التحكم في الأبواب والحضور والانصراف؟
هناك فرق مهم.
Access Control يجيب عن سؤال:
من يستطيع دخول هذا الباب؟
أما الحضور والانصراف فيركز على:
متى حضر الموظف ومتى انصرف؟
يمكن أن يقوم جهاز أو نظام واحد بالوظيفتين، لكنهما ليستا الوظيفة نفسها.
فقد يمتلك الموظف صلاحية فتح باب معين دون أن يعني كل فتح للباب أنه عملية حضور أو انصراف محسوبة في الدوام.
ولهذا يجب تحديد الهدف من المشروع قبل اختيار النظام.
هل جهاز الحضور والانصراف يصلح لفتح الباب؟
بعض أجهزة الحضور والانصراف تدعم أيضًا وظائف Access Control.
لكن يجب مراجعة مواصفات الموديل.
حتى إذا كان الجهاز يوفر خرجًا للتحكم في الباب، فقد تحتاج المنظومة إلى قفل ومصدر طاقة وزر خروج ومكونات أخرى.
لا تفترض أن شراء جهاز بصمة يعني أن نظام الباب أصبح مكتملًا.
أي قفل مناسب لنظام دخول الموظفين؟
يعتمد ذلك على الباب.
قد يستخدم المشروع Magnetic Lock أو Electric Strike أو حلًا آخر مناسبًا.
اختيار القفل يتأثر بـ:
نوع الباب.
الإطار.
طريقة فتحه.
طريقة الخروج.
سلوك القفل عند انقطاع الكهرباء.
ومتطلبات السلامة للموقع.
ولهذا خصصنا دليلًا مستقلًا بعنوان الفرق بين القفل المغناطيسي والقفل الكهربائي.
هل القفل المغناطيسي مناسب؟
يستخدم القفل المغناطيسي في العديد من تطبيقات Access Control، لكنه ليس الاختيار التلقائي لكل باب.
وهو يعتمد على الطاقة الكهربائية للاستمرار في الإمساك بالباب.
عند تصميم النظام يجب اختيار قوة الإمساك والحوامل ومصدر الطاقة وطريقة التحكم وفق الباب نفسه.
ويمكن الاطلاع على القفل المغناطيسي 180 كجم والقفل المغناطيسي 280 كجم كأمثلة على الخيارات المتوفرة.
ماذا يحدث عند انقطاع الكهرباء؟
الإجابة تعتمد على نوع القفل وتصميم المنظومة.
القفل المغناطيسي يحتاج إلى الطاقة ليستمر في الإمساك بالباب، ولذلك يتحرر عند فقد الطاقة عنه.
أما بعض أنواع الأقفال الأخرى فقد تتوفر بتصميمات مختلفة مثل Fail-Safe وFail-Secure.
ويجب تحديد السلوك المطلوب مع مراعاة اشتراطات الخروج والسلامة المطبقة على الموقع.
هل يمكن إضافة بطارية احتياطية؟
يمكن تصميم بعض مصادر الطاقة بحيث تستخدم بطارية احتياطية للحفاظ على تشغيل مكونات معينة عند انقطاع المصدر الرئيسي.
لكن مدة التشغيل تعتمد على استهلاك الأجهزة وسعة البطارية وتصميم المنظومة.
كما أن وجود البطارية لا يلغي متطلبات السلامة المتعلقة بتحرير الأبواب والخروج في حالات الطوارئ.
ماذا عن أبواب الطوارئ؟
هذه نقطة لا ينبغي التعامل معها كتركيب Access Control عادي.
أي باب يقع ضمن مسار خروج أو طوارئ يجب أن يراعي اشتراطات السلامة والكود والجهات المختصة المطبقة على المنشأة.
لا ينبغي تركيب قفل إلكتروني بطريقة تمنع الإخلاء الآمن.
لذلك يجب دراسة وظيفة الباب قبل تحديد القفل وطريقة الخروج.
هل يمكن دمج الإنتركم مع Access Control؟
نعم، يمكن في بعض الأنظمة دمج وظائف الإنتركم والتحكم في الدخول.
الموظف المسجل قد يستخدم البصمة أو البطاقة للدخول مباشرة.
أما الزائر فيستخدم الإنتركم للتواصل مع شخص داخل المبنى قبل فتح الباب له.
وهذا يسمح بتوفير مسارين مختلفين:
دخول الموظفين المسجلين
و
دخول الزوار بعد التحقق منهم.
كيف تختار نظام التحكم في الأبواب لشركتك؟
ابدأ بجمع معلومات المشروع قبل اختيار الأجهزة.
حدد:
عدد الأبواب: باب واحد أم عدة أبواب؟
عدد الموظفين: كم مستخدمًا حاليًا ومستقبلًا؟
طريقة التحقق: بصمة، بطاقة، وجه أم أكثر من طريقة؟
مجموعات الصلاحيات: هل جميع الموظفين يدخلون جميع المناطق؟
الأوقات: هل توجد ورديات أو فترات دخول محددة؟
نوع الأبواب: زجاج، خشب، معدن أو غير ذلك؟
طريقة الخروج: زر خروج أم نظام آخر؟
عدد الفروع: موقع واحد أم عدة مواقع؟
الإدارة: هل تحتاج إلى برنامج مركزي؟
التوسع: هل ستضيف أبوابًا أو موظفين مستقبلًا؟
بعد تحديد هذه العناصر يصبح اختيار الأجهزة أكثر دقة.
مثال على تقسيم صلاحيات شركة
لنفترض أن لديك شركة بها مدخل رئيسي، قسم حسابات، مستودع وغرفة أجهزة.
بدل إعطاء جميع الموظفين نفس الصلاحية، يمكن تصميم مجموعات مختلفة.
الموظف العادي يدخل من المدخل الرئيسي فقط.
موظف الحسابات يدخل المدخل وقسم الحسابات.
موظف المستودع يحصل على صلاحية المستودع حسب طبيعة عمله.
والمستخدم المصرح له فقط يحصل على صلاحية غرفة الأجهزة.
هذا هو الفرق الحقيقي بين قفل إلكتروني على الباب ونظام Access Control مُدار.
أخطاء شائعة عند تجهيز نظام دخول الموظفين
أول خطأ هو شراء جهاز بصمة قبل معرفة عدد الأبواب.
والثاني هو اختيار القفل قبل فحص الباب.
ومن الأخطاء أيضًا منح جميع الموظفين نفس الصلاحيات لمجرد سهولة الإعداد.
أو عدم وجود إجراء لإلغاء الموظفين الذين يتركون الشركة.
أو تجاهل التوسع إلى فروع وأبواب إضافية.
كذلك يجب عدم التركيز على جهة الدخول ونسيان طريقة الخروج ومتطلبات الطوارئ.
أسئلة شائعة
ما أفضل طريقة لفتح أبواب الموظفين؟
لا توجد طريقة واحدة أفضل لكل الشركات. الاختيار بين البصمة والبطاقة والوجه يعتمد على طبيعة الموظفين والموقع وسياسة الدخول.
هل يمكن إعطاء كل موظف صلاحية مختلفة؟
نعم، في الأنظمة التي تدعم إدارة المستخدمين ومجموعات الوصول يمكن تخصيص الصلاحيات حسب الموظف أو المجموعة.
هل يمكن منع موظف من دخول باب معين؟
نعم، إذا كان النظام يدعم إدارة صلاحيات الأبواب يمكن عدم منح المستخدم صلاحية لذلك الباب.
هل يمكن تحديد ساعات للدخول؟
نعم، في الأنظمة التي تدعم الجداول الزمنية يمكن ربط الصلاحيات بفترات محددة.
هل يمكن إلغاء بطاقة الموظف عند فقدانها؟
في أنظمة Access Control المناسبة يمكن تعطيل Credential المفقود ومنع استخدامه ثم إصدار بديل.
هل يمكن استخدام البصمة والبطاقة في جهاز واحد؟
نعم، توجد أجهزة تدعم عدة وسائل تحقق، مثل ZKTeco TF1700 وفق مواصفات المنتج.
هل النظام يسجل من دخل؟
الأنظمة التي تدعم Event Logs يمكنها تسجيل أحداث الدخول، لكن التفاصيل المتاحة تعتمد على الأجهزة والبرنامج.
هل يمكن استخدام النظام مع أكثر من فرع؟
نعم إذا كانت الأجهزة ومنصة الإدارة تدعم بنية متعددة المواقع، ويُفضل تحديد هذا الاحتياج قبل شراء النظام.
نظام دخول الموظفين ليس مجرد جهاز بصمة
النظام الجيد لا يبدأ بسؤال: أي جهاز بصمة أشتري؟
بل يبدأ بسؤال:
من يحتاج إلى دخول أي باب وفي أي وقت؟
بعد تحديد الصلاحيات، يمكن اختيار وسيلة التحقق والأجهزة والأقفال وطريقة الإدارة المناسبة.
إذا كنت تبحث عن جهاز يدعم أكثر من طريقة تحقق، يمكنك الاطلاع على ZKTeco TF1700.
كما يمكنك مراجعة القفل المغناطيسي 180 كجم والقفل المغناطيسي 280 كجم عند تصميم منظومة مناسبة، مع ضرورة اختيار القفل وفق نوع الباب ومتطلبات المشروع.